Déclaration de Protection des Données

Déclaration de Protection des Données  de Coaching Square Swiss

Engagement sur la confidentialité de vos données personnelles s’appliquant à tous nos services 

Coaching Square Swiss recueille le minimum d’informations personnelles sur les participants à ses formations et séances de coaching. Il en est de même pour pouvoir vous répondre depuis notre site web ou autre moyen de communication digital.  

CSS met tout en œuvre pour garantir la sécurité et l’intégrité de vos données en se conformant à la loi. Pour toutes questions relatives à cet engagement, vous pouvez contacter Philippe Vaneberg, Responsable de la Protection des Données à l’adresse philippe@coachingsquare.com .  

CSS peut recueillir des données soit par un formulaire de contact disponible sur son site internet (coachingsquare.com ), soit par un formulaire attaché à un email. Ces informations sont immédiatement stockées dans notre base de données www.digiforma.com .  

Cet hébergement est 100% compatible avec la loi RGPD européenne de 2018. Vous pouvez consulter les détails de ces dispositions sur Le RGPD pour les organismes de formation utilisateurs de Digiforma – Digiforma.  

Newsletter 

CSS utilise le logiciel mailchimp pour l’envoi de ses newsletters. Mailchimp stocke les données de contacts (nom, prénom et adresse email) des personnes qui ont procédé à un Opt-in. Elles ont été informées sur la lettre qu’elles ont la possibilité de se désabonner à tout moment. Les procédures strictes de Mailchimp en respect au RGPD sont décrites ici 

Suivi anonyme du site Internet 
Afin d’adapter au mieux notre site Internet aux besoins de nos clients, nous en analysons l’utilisation (Google Analytics). Nous utilisons votre adresse IP, rendue anonyme au préalable (et éventuellement des numéros similaires échangés entre ordinateurs lors d’une utilisation normale d’Internet), dans l’intention de pouvoir analyser des données, y compris les pages visitées sur coachingsquare.com , via votre navigateur et votre ordinateur. Des cookies sont également définis à cet effet. Notre cookie ne contient qu’un numéro unique dédié à la reconnaissance sur nos sites Internet, mais aucunement sur des sites Internet de tiers. Les données stockées sont exclusivement utilisées à des fins statistiques. L’adresse IP n’est pas associée à une personne spécifique. Un transfert à des tiers ne sera pas réalisé. 

Finalité du recueil de vos données 

Nous recueillons vos données pour mieux vous servir ; Si vous êtes :  

Participants à une formation pour devenir coach professionnel :  

• Nous souhaitons être sûr que la formation de coach qui est longue et coûteuse, vous correspondent et que vous êtes conscient·e du travail sur vous-même qu’il implique. Nous pouvons à ce titre récolter des données sur vos formations respectives, vos expériences professionnelles et aspirations pour vous aider à formuler votre projet.  

• Ces données sont digitalisées et gardées le temps de la formation sur notre cloud sécurisé qui garantit que les données sont conservées en Suisse et en Europe. Elles ne sont en aucun cas divulguées à des tiers. Elles sont utilisées le temps de la formation par la personne responsable de la logistique de formation et par le « programme leader ». A l’issue de la formation, la plupart des données sont effacées de nos serveurs. Nous nous proposons de ne garder que vos données de contact (email et téléphone) et lieu de résidence (ville), ainsi que les formations que vous avez suivies chez nous. Nous pouvons également les effacer si vous en faites la demande écrite à philippe@coachingsquare.com 

Participants à toute autre formation :   

• Nous récoltons auprès des prospects et participants aux autres formations uniquement les données de contact (email, téléphone et adresse) requises pour une logistique de formation fluide. Nous gardons ces informations de contact dans le cas où vous avez procédé à un Opt-in, à partir de nos formulaires ou site web . Vous recevrez alors notre newsletter. Vous avez à tout moment l’option de procéder à l’opt-out pour vous désabonner. Dans cette éventualité nous effaçons toutes vos données de nos bases de données.   

Vous êtes coaché par un de nos coaches :  

• Nous ne récoltons auprès de nos coachés, une fois le trajet contractualisé, que des informations de contacts (Téléphone, email) que nous gardons au-delà du trajet de coaching à des fins commerciales. En aucune manière, ces informations ne seront transmises à des tiers.  Si vous nous en faites la demande écrite, nous effaçons l’ensemble de ces données de nos bases de données. CSS vérifie que chaque coach assumant un mandat de coaching au nom de CSS respecte cet engagement.  

• A l’issue de la séance de briefing tripartite (RH, n+1, coaché) nous établissons un protocole de briefing avec le contexte et les objectifs de coaching. Ce document est traité de manière strictement confidentielle, et remis par email aux participants de cette séance.  

• Durant les séances de coaching, des notes qui documentent le processus de coaching peuvent être prises par le coach. Elles sont digitalisées et partagées ou accessibles au coaché seulement. Elles sont conservées dans un cloud accessible uniquement au Coach. Ces notes sont détruites après le processus de débriefing, à la fin du trajet.   

• Le coach est éthiquement responsable de la tenue de notes précises qui protègent la vie privée et l’intégrité du client. Le client a accès à ces notes en tout temps. Les entrées sont purement factuelles, respectueuses et préservent la confidentialité du client, en particulier lorsqu’il s’agit d’informations sensibles. 

• CSS peut utiliser comme appui au processus de coaching une plateforme (coaching.com ) qui garantit la protection des données des utilisateurs. Coaching.com, exploité par CoachLogix,Inc  a obtenu la certification avec le cadre de protection des données UE-États-Unis (DPF), le cadre de protection des données Suisse-États-Unis, ainsi que l’extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis en ce qui concerne les données personnelles que nous recevons et traitons au nom de nos clients par le biais de notre plateforme de gestion de coaching (les  » Services « ). CoachLogix certifie qu’elle adhère aux principes du DPF en matière de notification, de choix, de transfert ultérieur, de sécurité, d’intégrité des données, d’accès et d’application pour les données personnelles soumises par nos clients dans les pays européens participants, le Royaume-Uni et la Suisse par le biais des services, et leur certification DPF . Pour en savoir plus sur le programme Data Privacy Framework (DPF) et pour consulter la certification de Coaching.com, veuillez visiter le site Web Data privacy framework. 

• Chaque processus de coaching est effacé de la plateforme une fois le débriefing réalisé et la facture réglée.  

• Pour des participants à nos formations et à nos coachés, nous pouvons proposer des profils de personnalité tels que PCM©, EQ_I©, IEQ_9©. Ces plateformes ont développé une politique de sécurité absolue indispensable à la survie de leur modèle d’affaire (détails en cliquant sur les hyperliens des modèles ci-dessus). Elles conservent en général sur leurs serveurs les profils générés durant 1 année. Au-delà de cette période ces profils sont détruits. CSS remet une copie du profil exclusivement au coaché/participant de manière écrite ou digitale. Il garde une copie dans ses archives digitales pour la durée de la formation ou du trajet de coaching. Les copies digitales et/ou physique sont alors détruites. 

• En aucun cas, CSS ne récolte de données personnelles auprès de tiers. Si cela devait parfois se passer, le principal concerné en serait immédiatement informé.     

• Nous faisons mention de l’URL de cet engagement de protection des données conformément à la Nouvelle Loi sur la Protection des Données du 1^er septembre 2023, dans toute notre correspondance commerciale, c’est à dire nos offres, nos annonces de services ou autres emails. Elle est disponible in extenso sur notre site web coachingsquare.com  

• Nous élaborons des vidéos à des fins pédagogiques destinée au participant de la formation concernée. Cette vidéo, une fois partagée avec le participant, sera effacée de notre cloud après 30 jours. Certaines vidéos « modèles » peuvent faire l’objet, à titre exceptionnel, d’une demande d’utilisation de CSS pendant les formations, avec l’accord écrit de tous les participants apparaissant sur la vidéo. Elle ne servira qu’à des fins pédagogiques et ne sera sous aucun motifs utilisée à d’autres fins. Elle pourra à tout moment être effacée de notre cloud sur demande d’un des participant apparaissant sur la video.    

Droit d’opposition 
Vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer au traitement des données personnelles pour des raisons qui découlent de votre situation particulière. Nous mettrons alors un terme au traitement de vos données personnelles, à moins que nous puissions prouver que pour raisons prioritaires et légitimes, le besoin de les traiter l’emporte sur vos intérêts, droits et libertés, ou encore que leur traitement s’inscrit dans le cadre de l’établissement, l’exercice ou la défense des revendications juridiques. Afin de faire valoir votre droit d’opposition, nous vous demandons dès lors de nous contacter en vous référant aux coordonnées du Responsable de la protection des données mentionnées ci-dessous. 

Procédures en matière de violation de données personnelles.  

CSS met en place des mesures visant à : 

• Détecter immédiatement une violation de données personnelles,  
• À l’endiguer rapidement,  
• À analyser les risques engendrés par l’incident et  
• À déterminer s’il convient de notifier l’autorité de contrôle, voire les personnes concernées. 

Toutes les violations ne seront, conformément à la loi, pas nécessairement notifiées à l’autorité de contrôle ou aux personnes concernées. Lorsqu’elle est nécessaire, cette information des personnes concernées sera la priorité du responsable de la protection des données au sein de CSS pour prendre des mesures destinées à les protéger des risques encourus. 

Représentant pour la protection des données 
Si vous avez d’autres questions concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter directement à l’adresse suivante, celle-ci étant également valable dans le cas de demandes d’informations, ou de réclamations: 

Coaching Square Swiss
Quai Robert-Comtesse 3, 2000 Neuchâtel
E-mail: philippe@coachingsquare.com
Juillet 2024